API entegrasyonu ve iş akışı motoru
Sistemlerin API’si varsa ve kurallar netse ilk tercihtir. Hızlıdır, ekran değişikliklerinden etkilenmez ve hatası kolayca izlenir. Onay adımları, formlar ve bildirimler bir iş akışı motorunda tanımlanır.
Süreç Otomasyonu
E-posta ve Excel’le yürüyen süreçleri izlenebilir iş akışına çevirin.
ALGOFACT, e-posta, Excel ve kağıt üzerinden yürüyen onay, talep ve belge süreçlerini rolleri tanımlı, izlenebilir iş akışlarına dönüştürür. Her adım için doğru aracı seçeriz: kuralları net olan işlerde API entegrasyonu ve iş akışı motoru, arayüzü olmayan eski sistemlerde RPA, yorum gerektiren belgelerde insan onayıyla çalışan yapay zeka ajanı. Süreci otomasyondan önce bugünkü haliyle ölçer, sonrasında aynı ölçütlerle yeniden ölçeriz.
Kısa bilgiler
Son güncelleme:
- Odak
- Onay, talep ve belge süreçleri
- Yöntemler
- İş akışı motoru, API, RPA, yapay zeka ajanı
- Kontrol
- Rol bazlı onay ve denetim kaydı
- Ölçüm
- Otomasyon öncesi ve sonrası süreç ölçütleri
- Bilgi güvenliği
- ISO 27001:2022 kapsamında
- Başlangıç
- Tek süreçle başlayan pilot
Hangi süreç otomasyona değer?
Otomasyona en uygun süreçler sık tekrar eden, kuralları yazıya dökülebilen ve bugün birkaç kişinin birbirini e-postayla takip ettiği işlerdir: satın alma talebi, masraf ve izin onayı, sözleşme imza turu, müşteri başvurusu, tedarikçi kaydı. Bu süreçlerde gecikmenin sebebi çoğu zaman işin kendisi değil, işin kimin masasında beklediğinin görülmemesidir.
Bozuk bir süreci otomatikleştirmek bozukluğu yalnızca hızlandırır. Bu yüzden önce süreci haritalar, gereksiz onay adımlarını ve tekrar eden veri girişlerini sizinle birlikte ayıklarız. Bazen en büyük kazanç, tek satır yazılım yazılmadan bir onay adımının kaldırılmasından gelir.
RPA, API entegrasyonu, yapay zeka ajanı: hangisi ne zaman?
Aynı süreçte farklı adımlar farklı araçlarla otomatikleşir. Seçimi adım bazında yaparız.
RPA (yazılım robotu)
API’si olmayan ve değiştirilemeyen eski bir masaüstü veya web uygulamasında bir kişinin yaptığı tıklamaları taklit eder. İyi bir köprüdür ama ekran değiştiğinde kırılır; bu yüzden geçici çözüm olarak ve izlemeyle kurulur.
Yapay zeka ajanı
Gelen belgeyi veya e-postayı okuyup sınıflandırmak, eksik bilgiyi bulmak gibi kurala dökülemeyen adımlarda kullanılır. Ajan önerir, kişi onaylar; para veya sözleşmeye dokunan adımları kendi başına tamamlamaz.
İnsanda kalan adımlar
Yargı, pazarlık ve istisna yönetimi gerektiren adımlar kişilerde kalır. İyi bir iş akışı bu adımları ortadan kaldırmaz; doğru kişiye doğru bilgiyle ulaştırır.
Örnek süreçler
- 01
Satın alma ve tedarik
Talep, bütçe kontrolü, teklif toplama, onay ve siparişin ERP’ye aktarılması. RFx Engine için geliştirilen yapay zeka destekli RFP üretici, tedarik zincirinde teklif dokümanı hazırlığının otomatikleşmesine örnektir. - 02
İş atama ve sıra yönetimi
Gelen işin kurallara göre doğru kişiye veya ekibe otomatik atanması. Sağlık Bakanlığı için pandemi döneminde filyasyon çalışmalarına yönelik geliştirilen otomatik atama yazılımı bu türden bir süreçtir. - 03
Belge ve sözleşme akışları
Belgenin şablondan üretilmesi, imzacılara sırayla gönderilmesi, e-imza ile tamamlanması ve arşivde aranabilir biçimde saklanması. - 04
Tahsilat ve aidat süreçleri
Dönemsel ödeme hatırlatmaları, tahsilatın kaydı ve mutabakat. KAFFED için geliştirilen aidat toplama sistemi bu alandaki çalışmalarımızdandır. - 05
Başvuru ve kayıt süreçleri
Müşteri, tedarikçi veya personel kaydında belge toplama, kontrol, eksik bilgi talebi ve onay adımlarının tek bir akışta yürütülmesi.
Proje nasıl ilerler
- 01
Süreç haritası ve başlangıç ölçümü
Sürecin bugünkü adımlarını, sürelerini, bekleme noktalarını ve istisnalarını kayıtlardan ve görüşmelerden çıkarırız. Başarı ölçütleri bu aşamada sayısal olarak yazılır. - 02
Yeniden tasarım
Gereksiz adımlar ayıklanır, her adım için yöntem (iş akışı, API, RPA, ajan veya kişi) seçilir ve onay yetkileri tanımlanır. - 03
Pilot
Tek bir süreç veya tek bir birimle başlarız. Kullanıcılar eski ve yeni yolu kısa bir süre birlikte kullanır; sorunlar pilot içinde çözülür. - 04
Yaygınlaştırma
Pilot sonuçlarına göre diğer birimlere ve süreçlere genişletilir; kısa kullanıcı eğitimleri ve süreç bazında kılavuzlar hazırlanır. - 05
İzleme ve iyileştirme
Süreç panosunda bekleyen işler, süreler ve darboğazlar görünür. İş akışı, yeni kurallar mümkün olduğunca kod değişikliği gerektirmeden eklenebilecek şekilde kurulur.
Denetim kaydı ve yetki
Her onay, ret ve devir kimin tarafından, ne zaman ve hangi bilgiyle yapıldığıyla birlikte kayda geçer; iç denetim veya dış denetim sırasında bir kararın izi ekrandan sürülebilir. Onay yetkileri kişilere değil rollere bağlanır, böylece bir çalışan izne çıktığında veya görev değiştirdiğinde süreç tıkanmaz.
RPA botları ve yapay zeka bileşenleri kendi servis hesaplarıyla, yalnızca ihtiyaç duydukları sistemlere erişecek şekilde çalışır. Kişisel veri içeren belgelerde saklama süreleri ve erişim kısıtları KVKK gerekliliklerine göre iş akışının içine yerleştirilir.
Teslim edilenler
- 01
Süreç haritaları
Mevcut ve hedef süreç; adım bazında yöntem ve sorumluyla. - 02
İş akışı uygulaması
Formlar, onay adımları, bildirimler ve rol bazlı ekranlar. - 03
Entegrasyonlar ve botlar
API bağlantıları, gerekiyorsa RPA botları ve yapay zeka bileşenleri. - 04
Süreç panosu
Bekleyen işler, süre ölçümleri ve denetim kayıtları. - 05
Eğitim ve runbook’lar
Kullanıcı kılavuzu, yönetici dokümantasyonu ve bot bakım talimatları.
Sorular
Yaklaşım01Hazır bir iş akışı (BPM) aracı mı kullanmalıyız, özel geliştirme mi?
Kurumunuzda zaten bir iş akışı aracı veya Microsoft Power Automate gibi bir platform varsa ve süreç standartsa önce onu değerlendiririz. Süreç birden fazla iç sisteme derinden bağlıysa, müşteri veya tedarikçi gibi dış kullanıcılar da akışa katılıyorsa ya da lisans maliyeti kullanıcı sayısıyla hızla artıyorsa özel geliştirme daha uygun olur.
02RPA botları bakım gerektirir mi?
Evet. Bot, taklit ettiği ekran değiştiğinde durur. Bu yüzden her bot için izleme ve hata alarmı kurar, hangi ekran değişikliklerinin botu etkileyeceğini dokümante ederiz. Uzun vadede aynı adımı API entegrasyonuyla değiştirmek genellikle daha sağlamdır.
03Otomasyonun işe yarayıp yaramadığını nasıl anlarız?
Başlangıçta ölçtüğümüz adım süresi, bekleme süresi, hata ve geri dönüş sayısı gibi ölçütleri otomasyondan sonra aynı yöntemle yeniden ölçeriz. Sonuçlar pilotun sonunda sizinle birlikte incelenir.
04Çalışanlar yeni iş akışına nasıl uyum sağlar?
Süreç sahiplerini tasarım aşamasından itibaren işin içinde tutarız. Pilot gerçek kullanıcılarla yapılır ve ekranlar onların geri bildirimiyle sadeleşir. Geçiş, kısa eğitimler ve süreç bazında kılavuzlarla desteklenir.
05Süre ve maliyet neye bağlıdır?
Otomatikleştirilecek süreç sayısına, her süreçteki adım ve istisna sayısına, bağlanacak sistemlerin API sunup sunmadığına ve yapay zeka bileşeni gerekip gerekmediğine. Tek süreçle başlayan pilotun kapsamı ve planı keşif görüşmesinden sonra yazılı olarak sunulur.
Projenizi anlatın
Sorunu kısaca yazın; 30 dakikalık keşif görüşmesi için bir zaman önerisiyle size dönelim.
Keşif görüşmesi planlayın